PROJEKTLEITUNG IM PROJEKT GENOVA BEIM GS-EFD

„Wir arbeiten bereits seit Jahren mit REXULT zusammen und danken den Rexultern für ihr großartiges Engagement. Persönlich schätze ich die authentische und offene Art der Beraterinnen und Berater. Sie setzen sich immer für die beste Lösung bei uns ein und denken über den Tellerrand hinaus.“  Armando Malnati, Programmleiter GENOVA EFD & Leiter Geschäftsverwaltung EFD

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Ausgangslage 

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Das Generalsekretariat des Eidgenössischen Finanzdepartements GS-EFD übernahm unter der Leitung von Armando Malnati die Federführung im Programm GENOVA EFD. Dieses hatte zum Ziel, ein Dokumentenmanagement-System im gesamten Departement einzuführen. REXULT leitete das Projekt im GS-EFD sowie das Programmmanagement-Office (PMO), das Teilprojekt Migration und das Teilprojekt Einführung/Ausbildung auf Stufe Departement. Weiter unterstützten die eingesetzten Berater und Beraterinnen den Programmleiter.

Die Herausforderung im GS-EFD war einerseits die technischen und organisatorischen Vorgaben des Bundes und des Departements umzusetzen, andererseits die Bedürfnisse der eigenen Mitarbeitenden möglichst gut zu berücksichtigen.

Nutzen

REXULT durfte im Programm GENOVA EFD nachfolgende Aufgaben wahrnehmen:

  • Projektleitung GENOVA GS-EFD:
    Neben den klassischen Projektleiter-Aufgaben mit Fokus auf Ergebnis, Zeit und Kosten unterstützte die Projektleitung GS-EFD die Projektmitarbeitenden tatkräftig in der Umsetzung ihrer Aufgaben. Die GS-Mitarbeitenden erweiterten ihr GEVER-Wissen in verschiedenen Workshops.

  • Teilprojektleitung „Einführung / Ausbildung“ des Programms GEVER EFD:
    Für die Ausbildung wurde eine zentrale Lernplattform durch das GS-EFD aufgebaut und mit diversen Inhalten ausgestattet, welche von allen EFD-Mitarbeitenden genutzt wurde. Weiter wurde im GS-EFD eine Superuser-Organisation aufgebaut und ausgebildet, damit alle Bereiche eine direkte Ansprechperson aus den eigenen Reihen hatten. Während der Early Life-Phase wurden die Mitarbeitenden vor Ort betreut.

  • Teilprojektleitung „Migration / Konfiguration“ des Programms GEVER EFD:
    Die Mitarbeitenden wurden während den Migrationsvorbereitungen und -arbeiten aktiv unterstützt. Die Konfiguration für die Abwicklung der Bundesratsgeschäfte wurde mit den betroffenen Stellen gemeinsam erarbeitet und entsprechend in Acta Nova bereitgestellt.

  • Unterstützung des Programmleiters sowie die Führung des Programmmanagement-Office GEVER EFD:

    Der Programmleiter wurde administrativ unterstützt. Weiter wurde das Controlling für das gesamte Programm EFD erarbeitet und monatlich abgeliefert.

Das Programm GENOVA EFD wurde im Jahr 2021 abgeschlossen. Die Unterstützungsarbeiten der REXULT wurden im Nachfolgeprojekt weitergeführt. Der Fokus liegt dabei auf der weiteren Digitalisierung der EFD-Prozesse sowie in der Unterstützung der Verwaltungseinheiten bei ihren Aufgaben rund um die Geschäftsverwaltung.

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