Rexult in Zeiten von COVID-19

Erweiterung der Geschäftsleitung bei Rexult

Wir haben eine unserer Dienstleistungen bei uns selbst angewandt und haben Rexult-intern eine Organisationentwicklung betrieben. Dabei haben wir unsere Geschäftsleitung erweitert, welche neu aus vier Mitgliedern besteht. Wir begrüssen unsere bisherigen Mitarbeitenden Nathalie Dulio und Lorenz Zimmermann in der Geschäftsleitung und wünschen ihnen viel Freude und Erfolg in ihrer neuen Funktion!

Im Jahr 2020 feiern wir unser 20-jähriges Bestehen und dürfen auf erfolgreiche und dynamische Jahre zurückblicken. «Digitale Transformation», «Innovation», «Change Management» oder «SCRUM» sind nur einige der Trends, die in unserem Geschäftsfeld in dieser Zeit aufgekommen sind. Diesen Entwicklungen mussten wir als Dienstleistungsunternehmen stets Rechnung tragen, um die Wünsche unserer Kunden bestmöglich erfüllen zu können. Dabei wollten wir nicht immer gleich jeder Strömung blind folgen, sondern nützliche Ansätze in unsere bewährten Methoden integrieren.

Gleichzeitig haben sich die Bedürfnisse der Angestellten verändert: Teilzeit, Flexibilität, Weiterbildungen und Home-Office wurden immer stärker Teil der Arbeitnehmerwelt. Auch diesen Wünschen haben wir uns angepasst. Von Anfang an haben wir die Philosophie verfolgt, dass unsere Mitarbeitenden, die für unsere Kunden im Einsatz sind, unser Kapital sind. Wir möchten hochqualifiziertes Personal gewinnen, weiterentwickeln und langfristig halten. Je besser unsere Mitarbeitenden sind und je mehr sie ihre Stärken ausspielen und weiterentwickeln können, umso grösser ist unser Kapital als Unternehmen.

Das Rexult-Team ist in der Zwischenzeit auf über 20 Personen angewachsen und unser Tätigkeitsfeld ist noch stärker im Fluss, als es das jemals zuvor war. Darüber hinaus möchten wir unserem gewachsenen Team die Unterstützung bieten, die es benötigt, um sich optimal zugunsten unserer Kunden zu entfalten.

Wir haben daher beschlossen, die Organisation unseres Unternehmens in Zusammenarbeit mit unserem Team zu überdenken. Wir sind zum Schluss gelangt, dass zwei Massnahmen zum Erreichen unserer Ziele notwendig sind:

	Eine Erweiterung unserer Geschäftsleitung
	Eine agilere Organisation unseres Teams zugunsten unserer Kundeneinsätze

Die Erweiterung der Geschäftsleitung gestattet uns eine bessere Begleitung unserer Mitarbeitenden und eine effektivere Kundenbetreuung. Zudem erhält die Geschäftsleitung mit Nathalie Dulio und Lorenz Zimmermann zwei erfahrene Führungskräfte, die neue Perspektiven bei der Entscheidungsfindung bieten.

Der agilere Aufbau unserer Organisation erlaubt es unseren Kunden vom gesamten Spektrum der Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden zu profitieren. Wir können flexibler auf die Wünsche unserer Kunden eingehen, indem wir bei Bedarf auf die spezifischen Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden zurückgreifen.

Wir sind überzeugt mit diesen Massnahmen unser Ziel als kundenorientiertes Unternehmen noch besser erreichen zu können, nämlich: Resultate mit Wirkung erzielen.

«Wir würden Rexult jederzeit wieder engagieren»

Die Co-Projektleitung bestehend aus Ute Beutler (Leiterin Finanzen und Controlling ERZ) und Christian Michel (Rexult).

BE-GEVER ist seit dem 11. November 2019 in allen Ämtern der ERZ im Einsatz und löst das Dokumentenmanagementsystem sowie die verschiedenen Laufwerke ab. Welche Vorteile erhoffen Sie sich von der Einführung eines GEVER-Systems?
Mit der Einführung von BE-GEVER gibt es erstmals im Kanton eine einheitliche Geschäftsverwaltung. Auf dieser Basis wird es künftig möglich sein, über Organisationsgrenzen hinweg elektronisch an Dokumenten zu arbeiten. Die Dokumente zu einem Geschäft werden an einem Ort abgelegt. Über die gemeinsame Plattform und die entsprechende Berechtigungssteuerung gibt es keine Notwendigkeit mehr, Schattendossiers zu führen.

Bei einem Projekt dieser Grössenordnung tauchen immer wieder unvorhergesehene Probleme auf oder einzelne Schritte dauern länger als geplant. Welche war die grössten Herausforderungen in diesem Projekt und was würden Sie rückblickend anders angehen?
Das kantonale Programm DGA [Anmerkung: Das kantonale Programm zur Einführung von BE-GEVER] ist sehr gut geführt. Es gab viele Hilfestellungen von dieser Seite. Das Engagement aller Beteiligten war wesentlich für den Erfolg. Die grösste Herausforderung ist sicher die Migration der Dokumente aus dem ehemaligen Dokumentenmanagement. Hier sind alle Mitarbeitenden betroffen: Sie müssen sich mit dem neuen Ordnungssystem vertraut machen, Dossiers anlegen, die Geschäftsrelevanz von Dokumenten einschätzen und die Ablage im Altsystem entsprechend bereinigen. Zudem ist hier die Zusammenarbeit von vier externen Stellen notwendig, was eine gute Koordination und Kommunikation erfordert. Rückblickend würde ich den Prozess, wie die Migration genau abläuft, wer was wann macht, breiter streuen.
Die fehlende elektronische Signatur hat uns gezwungen, die Prozesse dementsprechend anzupassen. Eine vollständig digitale Bearbeitung ist leider nicht möglich. Andererseits besteht die Vorgabe des digitalen Primats, was zu zusätzlichen administrativen Bearbeitungsschritten führt, deren Mehrwehrt für die Nutzerinnen und Nutzer nicht erkennbar ist.

Wie beurteilen Sie die Akzeptanz von BE-GEVER unter den Mitarbeitenden? Welche Massnahmen hat die ERZ getroffen, um diese im Betrieb zu steigern?
Das BE-GEVER wird offen aufgenommen. Die Führungskräfte der Direktion unterstützen das neue System und geben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Chance, dieses System kennenzulernen, d.h. Fehler sind akzeptiert und man ist offen für neue Prozesse und Abläufe. Diese Haltung fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Mit dazu beigetragen haben sicher die regelmässige Kommunikation über die Projektgremien, der frühzeitige Einbezug der Ämter, die flächendeckende Ausbildung und die hohe Anzahl von Powerusern in der Betriebsorganisation.

Wie konnte Rexult Sie bei diesem Vorhaben unterstützen und welche Rolle hat Rexult dabei eingenommen?
Rexult hat uns auf vielfältige Weise unterstützt: vorausschauende Projektplanung, Erstellung der Lieferobjekte, Koordination aller Beteiligten, aufbereiten, organisieren und durchführen einer flächendeckenden Schulung und Begleiter für die Recordsmanagerinnen und –manager der Ämtern, damit diese in ihre neue Rolle wachsen. Die wahrgenommenen Rollen reichen von Projektleitung, über Krisenmanager bis hin zu Fachspezialist.

Was haben Sie an der Zusammenarbeit mit Rexult geschätzt? Wo könnte sich Rexult noch verbessern?
Die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Rexult haben immer ein offenes Ohr für die Fragen gehabt, waren lösungsorientiert, haben nicht die Geduld verloren und sind uns stets fröhlich und motiviert begegnet. Sie haben die Ihnen beauftragten Arbeiten schnell und kompetent ausgeführt. Zudem waren alle Beteiligten von Rexult immer auf einem gleichen Kenntnisstand zum Projekt, was die Kommunikation sehr vereinfacht hat.
Durch die zentrale Rolle, die Rexult in diesem Projekt eingenommen hat, war unweigerlich, dass sie divergierende Ansichten akzeptieren und auch gegen eigene Überzeugungen vertreten musste. 

Würden Sie Rexult erneut engagieren oder weiterempfehlen?
Wir würden Rexult jederzeit wieder engagieren. 

Vielen Dank Frau Beutler, dass Sie sich die Zeit genommen haben.

Die Eckdaten zum Projekt

	Projektdauer: Frühling 2018 bis Ende 2019;
	Rund 26‘700 geleistete Arbeitsstunden (interne und externe Aufwände zusammengefasst);
	Die Einführung erfolgte in zwei Etappen. Im September wurde BE-GEVER in zwei Ämtern eingeführt. Die restlichen vier Ämter haben das System am 11. November 2019 in Betrieb genommen;
	Ausbildung von 84 Power Usern und 1022 Mitarbeitenden in 65 halbtägigen Schulungsveranstaltungen;
	25‘396 migrierte Geschäfte und 163‘550 migrierte Dokumente.
	Von Rexult am Projekt beteiligt waren: Christian Michel (Gesamt-Projektleiter und Teacher), Regula Günter (Ausbildungsverantwortliche, Testmanagerin und Teacherin), Deborah Bernardi (Projektunterstützung und Teacherin) und Alain Dulio (Teacher);
	Die ERZ führte die Geschäftsverwaltungssoftware CMI AXIOMA der CM Informatik AG ein. Diese Lösung wird neu in der ganzen Kantonsverwaltung Bern unter dem Namen «BE-GEVER» eingesetzt.

Stellenausschreibung Berater/-in oder Senior Berater/-in (80 – 100%)

Rexult sucht qualifizierte Fachkräfte – Steigen Sie mit uns auf!

Sie schätzen Vielfalt und Diversität in Ihrer täglichen Arbeit? Besitzen ein Flair für Projekte und erledigen Ihre Aufgaben gerne selbständig? Verfügen über ein ausgeprägtes Organisationstalent? Arbeiten gerne in abwechselnden Teams und verstehen es, sich rasch an neue Situationen anzupassen? Dann passen Sie zu uns.

Wir bieten unseren Mitarbeitenden einen Rahmen, in dem sie ihre Stärken einsetzen und sich weiterentwickeln können. Bei der Zusammenstellung unseres Teams schenken wir den sozialen Kompetenzen besondere Beachtung. Wir erwarten von unseren Mitarbeitenden ein hohes Engagement und Flexibilität – im Gegenzug schenken wir ihnen Vertrauen und die Freiheit, sich entfalten zu können. Denn unsere Mitarbeitenden sind unser Kapital: Je mehr sie sich entwickeln, desto stärker wird unsere Firma.

Wir suchen Sie!
Sie verfügen über einen Abschluss in Wirtschaftsinformatik, Organisation, Projektmanagement oder Betriebswirtschaft.

Sie können mehrjährige Erfahrung aus dem Projektgeschäft (vorzugsweise mit IT-Affinität), Erfahrungen aus der Beratung oder Analyse von Geschäftsanforderungen ausweisen, verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe, können sich rasch in neue Themen einarbeiten und Kunden mit Ihrer Kompetenz, durchdachten Lösungen sowie Konzepten überzeugen.

Zudem treten Sie selbstsicher auf, verfolgen Ihre Ziele mit Leidenschaft und Ihre pragmatische Umsetzungsstärke gehört zu Ihren Qualitäten. Deutsch ist Ihre Muttersprache und gute Französisch-Kenntnisse runden Ihr Profil ab.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung an [email protected].

Giulia erzählt

Unsere Lernende Giulia erzählt von ihrem Alltag, ihrer Ausbildung und ihren Erfahrungen bei Rexult.

Unsere Berufsbildnerin Nicole Berger (links) mit unserer Lernenden Giulia Stauffer (rechts).

Ich heisse Giulia Stauffer, bin 18 Jahre alt und arbeite seit mehr als zwei Jahren bei der Rexult AG. Im Sommer 2017 habe ich bei Rexult eine einjährige Vorlehre gestartet, welche mir den Einstieg in die Arbeitswelt erleichterte. Diese erwies sich als erfolgreich und ich durfte einen Lehrvertrag unterschreiben. Momentan bin ich im zweiten Lehrjahr.

Ein Teil meiner Ausbildung sind zwei vollständige Schultage an der Wirtschafts- und Kaderschule (kurz WKS) Bern. Wir sind eine Klasse mit 21 Schülerinnen und Schülern im Alter zwischen 15 und 20 Jahren. Ich habe während meiner Ausbildung tolle Menschen kennengelernt, mit welchen ich auch ausserhalb der Schule den Kontakt pflege. Am Anfang waren meine Noten etwas besser als momentan. Ehrlich gesagt ist es für mich im Moment sehr schwer, die Motivation beim Lernen aufrecht zu erhalten. Viele meinen, dass das dritte Semester verwünscht sei. Dieser Meinung schliesse ich mich an. Es ist ein anspruchsvolles Semester und schwierig, den Fokus nicht zu verlieren. Aber ich kann auf Unterstützung bei Rexult und meinen Mitmenschen zählen und habe dabei tolle Ansprechpartner.

Als Lernende habe ich gewisse Verantwortungen, auch welche, die nicht unbedingt geschäftsrelevant und – ja, ich gebe es zu – auch manchmal etwas monoton sind. Aber es ist wichtig, dass man jede erteilte Aufgabe ernst nimmt und mit grosser Zuverlässigkeit nachkommt. Denn je mehr Verantwortung ich übernehme und mich einbringe, desto mehr kann ich als Mitglied des Teams meinen Beitrag leisten. Bei der Rexult AG arbeite ich im Backoffice. Wir sind für alles Administrative, Kommunikative, Finanzielle und Personelle zuständig. Auch dienen wir als Unterstützung für die Projektleitenden und unsere Geschäftsführer. Ab und zu kommt es vor, dass diese direkt auf mich zukommen und mir einen Auftrag erteilen. Dies ist ein Beweis dafür, dass mir vertraut wird und ich als Mitglied des Teams zähle, was ein grosser Ansporn für mich ist. Ich erfülle gerne meine Aufgaben und finde es schön, wenn ich helfen und Unterstützung bieten kann.

Welche Herausforderungen, wie gemeistert werden können, lernt man mit der Zeit. Ja, es gibt auch Zeiten in denen es schwierig ist, sich auf seine Arbeit und das Ziel zu fokussieren sowie die eigenen Zweifel und Unsicherheiten oder auch gewisse Hürden zu überwinden. Dabei kann ich immer auf die Unterstützung bei Rexult zählen und offen sein. Dies ist eine grosse Hilfe und trägt dazu bei, dass ich am Morgen gerne aufstehe und zur Arbeit fahre.

Als Firma sind wir im Grossen und Ganzen eine sehr gute Einheit. Auch wenn viele öfters extern arbeiten und wir nicht alle gleich oft zu Gesicht bekommen, helfen und supporten alle einander. Die Teamausflüge machen Spass und auch interne Anlässe sind immer ein voller Erfolg. Ich finde es toll, dass hier eine lockere sowie offene Stimmung herrscht, die dazu führt, dass ich mich wohl fühle. Ich bin stolz ein Teil dieser Firma zu sein.

Ich muss sagen, ich habe noch nie so viel gelernt, wie in diesen vergangenen zwei Jahren. Nicht nur im Hinblick auf meinen Kompetenzen, meinem Wissen oder meinem Handeln, sondern auch menschlich. Ich merke, wie ich hier jeden Tag ein Stück mehr wachse und mich als Teil in die Firma integriere. Für viele heisst es: Solange die Arbeit, der Lohn, der Arbeitgeber, die Mitarbeitenden oder gar die Büroräumlichkeiten stimmen, hat man den richtigen Job für sich gefunden. Klar, das sind alles wichtige Faktoren, aber es gehört noch so viel mehr dazu. Man muss über sich hinauswachsen können, etwas riskieren und zusammenarbeiten. Die Möglichkeit seine Denkweise zu verändern, Strategien für sich selbst zu entwickeln und über seinen Horizont hinauszuwachsen, sind mindestens genauso wichtig, wie einen möglichst grossen Schreibtisch zu haben oder möglichst viel Verantwortung zu tragen. Wenn man das von sich behaupten kann, ist das ein Privileg, welches nicht selbstverständlich ist.

Geglückte GEVER-Einführung im BAFU

Am 30. September 2019 war es soweit: Das Bundesamt für Umwelt BAFU führte ein neues Geschäftsverwaltungssystem (Acta Nova) ein. Die sorgfältige Vorbereitung hat sich gelohnt – die Einführung für die rund 700 Mitarbeitende des BAFU war ein voller Erfolg!

Die Rexult-Mitarbeiterinnen Monika Gilgen (links) und Deborah Bernardi (rechts) vor der
Einsatzzentrale des BAFU.

Unsere Rexult-Mitarbeiterin Monika Gilgen arbeitet seit Januar 2019 für das Einführungsprojekt von Acta Nova im BAFU. Sie unterstützt den Projektleiter in allen administrativen Belangen, in der Projektkoordination sowie in der Organisation aller Acta-Nova-Ausbildungen. Monika war während der Einführungswochen in der Einsatzzentrale des Supports tätig und nahm, neben anfallenden organisatorischen Aufgaben, den First Level Support wahr. Die Einführung erfolgte ohne grössere Störungen.

Hier die wichtigsten Kennzahlen zu den ersten 1,5 Wochen der Einführung (Early Life Phase):

	Rund 10 Terabyte Daten und 3 Millionen Fachobjekte wurden aus dem bisherigen System migriert. Die Migration dieses riesigen Datenvolumens dauerte 3 ganze Tage;
	Rund 290 erhaltene Störungsanfragen per Telefon oder via Ticketing-System. Davon konnten über 250 direkt gelöst werden;
	30 interne und 10 externe Floorwalker waren als erste Anlaufstelle für die rund 700 Mitarbeitenden im Einsatz;
	5 ServicePoint-Mitarbeitende und 10 Experten standen für weiterführende Störungsanfragen zur Verfügung;
	2 Teacher wurden pro Tag zur Unterstützung bei Schulungsbedarf eingesetzt.

Rexult sucht qualifizierte Fachkräfte – Steigen Sie mit auf!

Sie haben Lust in einer dynamischen, wachsenden KMU in Bern zu arbeiten und die Entwicklung unseres Unternehmens sowie diejenige unserer Kunden mitzugestalten? Sie arbeiten gerne an Projekten und schätzen Vielfalt in Ihrem Arbeitsalltag?

Sie verstehen es, sich rasch an neue Situationen anzupassen und mögen es, in abwechselnden Teams zu arbeiten? Sie verfügen über ein selbstsicheres Auftreten und besitzen die Fähigkeit, Kunden mit Ihrer Kompetenz und Ihren durchdachten Lösungen sowie Konzepten zu überzeugen? Sie verfolgen Ihre Ziele mit Leidenschaft und zeigen sich dabei kundenorientiert und pragmatisch?

Dann passen Sie zu uns! Wir sind stets auf der Suche nach Talenten, die Erfahrung aus dem Projektgeschäft – vorzugsweise im IT-Bereich –, der Business Analyse, dem Change Management oder der Beratung besitzen.

Idealerweise haben Sie noch ein Studium oder eine Weiterbildung in Wirtschaftsinformatik, Organisation, Projektmanagement oder Betriebswirtschaft abgeschlossen. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns Ihre Unterlagen via Formular auf unserer Job-Seite zu!

Steigen Sie mit uns auf!

Dürfen wir vorstellen? Unsere neue Website!

Wir freuen uns sehr, Ihnen ab sofort unseren neuen Webauftritt präsentieren zu dürfen!

Frisch, individuell & kreativ, dennoch strukturiert

So – finden wir – kommt unsere neue Website daher. Das sind Werte, die wir als Rexult AG vertreten.

Wir haben vieles vom Kern unseres alten Auftritts übernommen und in ein neues, modernes Kleid gesteckt. Weshalb sollten wir auch alles, was uns über die letzten 20 Jahre erfolgreich gemacht hat, über Bord werfen? Unseren Slogan auf der Startseite „Management mit Methodik“ haben wir jedoch in „Resultate mit Wirkung“ geändert. Wir unterstreichen damit, was für uns schon immer im Vordergrund stand: Unseren Kunden nachhaltige Resultate liefern.

Rexult – das sind x-fach bewährte Resultate. Dies verdeutlichen wir mit unserem neuen Key-Visual, welches sich über unseren gesamten Auftritt erstreckt: Ein aus individuellen Elementen zusammengesetztes „X“, welches wir auch als Kreuzungs- und Begegnungspunkt interpretieren. Denn Mit-Wirkung bedeutet für uns, dass wir uns mit unseren Kunden, die nicht nur Firmen, sondern v.a. Menschen sind, persönlich auseinandersetzen. So können wir für Sie individuelle Lösungen anbieten.

Nun wünschen wir Ihnen viel Spass beim Erkunden unserer neuen Website! Wir freuen uns auf Ihr Feedback und sind für Anregungen sehr dankbar.

Im Namen aller Rexulter,

URS MÜLLER

Geschäftsführer und Mitinhaber

MANUEL NOVO

Geschäftsführer und Mitinhaber

Übrigens: Wir haben nicht nur unsere Homepage, sondern auch gleich unsere Website https://www.recordsmanagement.ch, wo Sie vielfältige Informationen rund um das Thema Records Management finden, überarbeitet. Statten Sie dieser Seite doch gleich einen Besuch ab!