Glossar

Softwaretechnik, die den Zugriff von Benutzern und Prozessen auf Objekte (z. B. Dateien, Dienste) steuert. Sie legt fest, in welchem Umfang Zugriffe erlaubt sind und dient der IT-Sicherheit.

Organisationseinheit, die Dokumente erstellt und bearbeitet. Sie bleibt Datenhoheitsträger, auch wenn die Archivierung von einer anderen Stelle übernommen wird.

Synonym für Records Management, Dokumentenverwaltung; umfasst die systematische Verwaltung von Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus.

Dauerhafte, unveränderbare Aufbewahrung von Unterlagen nach rechtlichen und organisatorischen Vorgaben. Archivierte Dokumente dienen der Nachvollziehbarkeit, Beweissicherung und zu Informationszwecken.

Kriterium, ob Unterlagen ins Archiv übernommen werden. Die Bewertung erfolgt prospektiv vor der Entstehung oder retrospektiv für bestehende Unterlagen nach rechtlichen Vorgaben.

Zeitlich begrenzte Speicherung/Aufbewahrung von Dokumenten nach Geschäftsabschluss, ohne Veränderbarkeit/Bearbeitung. Sie dient Recherchen und Nachweisen sowie als Wissenspool. Für die dauerhafte Aufbewahrung folgt die Archivierung.

Festgelegte Dauer, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind. Grundlage sind Gesetze (z. B. Datenschutzgesetz), nationale und kantonale sowie interne Regelungen.

Entfernung nicht mehr benötigter Unterlagen aus (Dokumentenmanagement-) Systemen. Sie werden gelöscht oder an ein Archiv übergeben, abhängig von rechtlichen und organisatorischen Vorgaben.

Dokument mit Anleitungen und Informationen zum ordnungsgemäßen Betrieb eines Systems. Es enthält Vorgaben für den Umgang mit Störungen und für die Systemnutzung.

Gesetz, das die Archivierung von Unterlagen der Bundesorgane regelt. Es definiert Grundsätze, Pflichten und Zuständigkeiten für die Archivierung.

Einhaltung von Gesetzen, Normen, internen Richtlinien und ethischen Grundsätzen. Im Records Management betrifft dies u. a. Datenschutz, Aufbewahrung und Dokumentationspflichten.

Software zur Erfassung, Organisation, Speicherung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente. Sie unterstützt Prozesse wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Archivierung.

Systematische Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten, physisch oder digital. Sie ist Teilbereich des Records Management.

Sammlung aller Unterlagen zu einem Geschäft oder Thema. Es umfasst die vollständige Dokumentation von Prozessen und Vorgängen.

Formaler Abschluss eines Dossiers nach Beendigung eines Geschäfts. Dokumente werden schreibgeschützt und die Aufbewahrungsfrist beginnt.

Überprüfung und Bereinigung eines Dossiers vor Abschluss. Dabei werden Vollständigkeit kontrolliert und nicht relevante Unterlagen entfernt.

Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien in der Verwaltung. Ziel ist eine bürgernahe, transparente und effiziente Interaktion zwischen Verwaltung, Bürgern und Unternehmen.

Verantwortlichkeit für ein Geschäft oder Teilgeschäft, die einer Person oder Organisationseinheit zugeordnet ist.

Elektronische Geschäftsverwaltung, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung. Sie umfasst Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung geschäftsrelevanter Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus.

Überwachung und Steuerung von laufenden Geschäften und Geschäftsvorfällen. Sie liefert einen Überblick über offene und abgeschlossene Aufgaben (Aufträge, Aktivitäten).

Logisch verknüpfte Tätigkeiten (Aufgaben, Aktivitäten) zur Erreichung betrieblicher Ziele. Sie können mehrere Organisationseinheiten betreffen und unterliegen dem Prozessmanagement.

Eigenschaft von Informationen, welche für die Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit eines Geschäfts notwendig sind. Nicht relevante Informationen werden ausgeschieden.

Gesamtheit aller Arten von Informationen (strukturiert/unstrukturiert) zur effizienten Verarbeitung, Bereitstellung und Nutzung von Informationen in Organisationen.

Alle Phasen eines Dokuments: Entstehung, Bearbeitung, Aufbewahrung, Aussonderung und Archivierung/Vernichtung.

Zusatzinformationen zu Dokumenten, z. B. Autor, Erstellungsdatum, Version, Aufbewahrungsfrist. Sie unterstützen die Verwaltung und Nachvollziehbarkeit.

Fähigkeit, Änderungen an Dokumenten lückenlos nachzuweisen. Sie dient der Transparenz und Revisionssicherheit.

Liste von Unterlagen, die nicht geschäftsrelevant sind und daher nicht registriert oder archiviert werden müssen.

Teil des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (ZGB); regelt Schuldverhältnisse und hat Bedeutung für Geschäftsunterlagen.

Gliederungselement in einem Ordnungssystem.

Struktur zur Ablage und Registrierung von Dokumenten und Geschäften. Synonyme: Registraturplan, Aktenplan, Ablagestruktur.

Teilbereich einer Organisation, der bestimmte Aufgaben erfüllt. Element der Aufbauorganisation.

Dokument mit Aufbau- und Ablauforganisation sowie Regeln für die Arbeitsweise. Es enthält verbindliche Vorschriften und Prozesse.

Regeln zum Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen, Rollen und Zuständigkeiten. Sie definieren Prozesse von Entstehung bis Aussonderung von Dokumenten. Synonyme: Geschäftsordnung, Betriebsordnung

Feststellung der Archivwürdigkeit von Unterlagen bereits vor deren Entstehung. Erfolgt oft gemeinsam mit dem Bundes-/Staats-Archiv bei Einführung neuer Ordnungssysteme.

Logisch verknüpfte Tätigkeiten (Aufgaben, Aktivitäten), die ein bestimmtes Ziel erreichen sollen. Teil der betrieblichen Ablauforganisation.

Planung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen, um Effizienz und Qualität zu erhöhen.

Systematische Verwaltung von Geschäftsunterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus. Basierend auf ISO 15489. Synonyme: Aktenführung, Dokumentenverwaltung.

Überwachung der Einhaltung von Vorgaben und Qualität im Records Management. Es bewertet u. a. Vollständigkeit und Korrektheit der Dokumentation.

Strategische Richtlinien zur Informationsverwaltung, z. B. Aktenführungspflicht, zentrale Systeme, rechtliche Vorgaben.

Zuordnung eines Dokuments zu einem Geschäftsvorfall inkl. Metadaten und Ablage im Ordnungssystem.

Feststellung der Archivwürdigkeit von bestehenden, noch nicht bewerteten Unterlagen, die dem Bundes-/Staats-Archiv angeboten werden (siehe BGA).

Organisatorische oder technische Zuständigkeiten im Records Management, z. B. für Archivierung oder Systemadministration.

Zeitraum, nach dem Unterlagen öffentlich zugänglich gemacht werden dürfen. In der Schweiz geregelt im BGA und auf kantonaler Ebene; für Privatunternehmen gesetzlich unterschiedlich.

Besonders schützenswerte Personendaten nach DSG. Zugriff und Verarbeitung unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben.

Vertrauliche Eingänge, die direkt an zuständige Bearbeiter weitergeleitet werden. Diese entscheiden über die Relevanz und Digitalisierung.

Fachanwendung neben einem DMS, in der ebenfalls Dokumente gespeichert und bearbeitet werden.

Strategische und operative Tätigkeiten zum optimalen Umgang mit Wissen. Es umfasst Erfassung, Organisation, Nutzung und Weitergabe von Wissen in Organisationen.