Ordnung mit System: Ein professionelles Informations- und Records Management führt zu mehr Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit. Vertrauen Sie auf unsere Expertise in diesem Gebiet.
Mithilfe der Fachspezialistin von Rexult konnten erste Grundsteine für die Einführung eines spitalübergreifenden resp. gesamtheitlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) gelegt werden.
Vorprojekt, um organisatorische sowie technische Grundlagen für die Einführung eines gesamtheitlichen DMS für nicht-patientenbezogene Akten auszuarbeiten.
Die Digitalisierung von Prozessen sorgt für medienbruchfreie Abläufe, beschleunigt Freigaben, reduziert manuelle Arbeit und erhöht die Transparenz.
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) verwaltet digitale Dokumente, während GEVER (Geschäftsverwaltung) zusätzlich Geschäftsprozesse, Dossiers und Aufbewahrungsfristen strukturiert abbildet – oft speziell für den öffentlichen Sektor.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und GEVER-Lösungen, die strukturierte Ablagen, Metadatenpflege, Fristensteuerung und Zugriffsrechte abbilden.
Records Management steuert den gesamten Informationslebenszyklus aktiv. Archivierung hingegen stellt nur die langfristige, passive Aufbewahrung dar.
Durch klare Regelwerke, automatische Fristenzuordnung im Dokumentenmanagement-/GEVER-System und regelmässige Prüf- sowie Lösch- oder Archivierungsläufe.
Unklare Ablagestrukturen, doppelte Dokumente, lange Suchzeiten, unvollständige Unterlagen, fehlende Zugriffsrechte oder unklare Verantwortlichkeiten.
Records Management sorgt dafür, dass Informationen schnell auffindbar sind, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllt werden und organisatorische Risiken durch fehlende oder veraltete Dokumente minimiert werden.
Records Management ist die strukturierte Verwaltung von geschäftsrelevanten Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung und Nutzung bis zur Archivierung oder Vernichtung – um Nachvollziehbarkeit, Rechtssicherheit und Effizienz sicherzustellen.
Der Lebenszyklus eines Dokuments umfasst die Erstellung, Bearbeitung, Nutzung, Aufbewahrung und schlussendlich die Vernichtung oder dauerhafte Archivierung – gesteuert nach definierten Regeln und Fristen.
Fehlende Akzeptanz der Mitarbeitenden, unklare Verantwortlichkeiten, unstrukturierte Ablagen und fehlendes Know-how in Informationsarchitektur oder Metadatenpflege.
Informationsverlust, ineffiziente Prozesse, Rechts- und Compliance-Verstöße, unnötige Kosten und Know-how-Verlust bei Personalwechsel.
Klare, logisch aufgebaute Ordner- und Dossierstrukturen, verbindliche Benennungsregeln, Pflicht-Metadaten und regelmässige Qualitätssicherung.
Durch frühzeitige Kommunikation, praxisnahe Schulungen, Einbezug der Mitarbeitenden in die Gestaltung der Ablagestruktur und sichtbare Erfolgserlebnisse.
Mit einer Bestandsaufnahme der aktuellen Informationsablagen, einer Bedarfsanalyse, der Definition von Regeln/Standards und einem klaren Einführungsplan.
Metadaten beschreiben Dokumente (z. B. Titel, Datum, Autor) und sind entscheidend für die korrekte Einordnung, Suche und langfristige Wiederauffindbarkeit.
Unsere Beraterinnen und Berater arbeiten engagiert, kompetent und transparent. Lassen Sie uns Ihre Vorhaben gemeinsam zum Erfolg führen.
