DIGITALISIERUNG & PROZESSSTANDARDISIERUNG DES VERTRAGSMANAGEMENTS IM GS-EFD

«Dank der Unterstützung von REXULT konnten wir das Vertragsmanagement bei uns im GS-EFD digitalisieren. Die toolbasierte Abwicklung wurde umgesetzt und der Prozess wurde standardisiert. Der Ablauf konnte für alle Beteiligten sichtbarer gemacht werden. Für uns im Vertragsmanagement kann der Prozess so schneller abgewickelt werden. Wir danken der REXULT AG für Ihre Arbeit. Wir sparen Zeit bei der Bearbeitung und der Prozess konnte noch effizienter gestaltet werden!» Cornelia Nydegger, Verantwortliche Vertragsmanagement 

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Ausgangslage 

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Im Generalsekretariat des Eidgenössischen Finanzdepartements GS-EFD wurde im Jahr 2020 ein Dokumentenmanagement-System eingeführt. Im Tool können nicht nur Dokumente abgelegt, sondern auch Workflows hinterlegt werden.

Der Dienst «Vertragsmanagement» ist für Beschaffungen im GS-EFD verantwortlich. Die Abwicklung des Beschaffungsprozesses lief bis zum Jahr 2020 auf einem wordbasierten Formular, welches von Stelle zu Stelle weitergereicht wurde.

Mit der vorliegenden Ausgangslage entschied sich das Vertragsmanagement gemeinsam mit REXULT den Prozess toolbasiert zu digitalisieren.

Nutzen

Das Vertragsmanagement und REXULT starteten gemeinsam ins Vorhaben:

  • Aufnahme der Ausgangslage und die Business Analyse
  • Skizzierung des SOLL-Prozesses
  • Iterative Konfiguration des Prozesses und der benötigten Fachdaten im Tool

Die Prozessteilnehmer wurden durch die Rollenvertreter bei den Tests eng begleitet und konnten Änderungswünsche direkt anbringen. Die entsprechenden Dokumentationen und Anleitungen wurden den Prozessbeteiligten zur Verfügung gestellt. Die Produktivsetzung im Jahr 2020 wurde durch das Vertragsmanagement und REXULT begleitet.

Lesen Sie zu diesem Thema auch unseren Blogbeitrag: Prozesse digital abwickeln – ein Blick hinter die Kulissen

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