«Die Zusammenarbeit mit Rexult war von Beginn weg sehr effizient und konstruktiv. Sie haben den Projektauftrag und die komplexe Organisation mit ihren Besonderheiten sowie der Abhängigkeiten zu einem übergeordnet direktionalen Projekt rasch erfasst. Die Arbeit wurde unkompliziert an die Hand genommen und kurz nach Mandatsübernahme konnten sogleich die Initialworkshops durchgeführt werden. Diese rasche Auffassungsgabe war ebenso wegweisend wie beeindruckend.» – Stabschefin
Eine Organisation mit neun Standorten in der Schweiz steht vor der Herausforderung, Supportprozesse in einer stark dezentralisierten Struktur zu zentralisieren. Aufgrund hoher Sicherheitsanforderungen, spezieller Infrastrukturen und 24/7-Betriebszeiten ist dieses Unterfangen zusätzlich komplex und herausfordernd. Im Rahmen übergeordneter Zentralisierungstendenzen hat die Organisation ein Projekt gestartet, um gemeinsam mit den Beteiligten zu ermitteln, welche Aufgaben künftig in einem zentralen Dienstleistungszentrum erbracht werden können. Zur Unterstützung und Beratung der internen Projektleitung wurde die REXULT beigezogen.
In vier Teilprojekten analysierten rund 40 Mitarbeitende der autonomen Einheiten und zentralen Diensten alle Aufgaben in den Bereichen Human Ressource Management, Finanzen, Controlling, Beschaffung und Informatik. Für jeden Bereich wurden umfassende Dienstleistungskataloge erarbeitet, in denen die Zuständigkeiten und Durchführungsverantwortlichkeiten festgelegt wurden. In einer zweitägigen Klausur wurden Kriterien und Detailanforderungen für die Dienstleistungserbringung definiert. Danach wurden die einzelnen Aufgaben geschätzt und es wurde definiert, welche Tätigkeiten pro Dienstleistung zentralisiert werden können. Die Dienstleistungskataloge wurden identisch strukturiert und enthielten somit die Beschreibungen der Dienstleistungen, die Zuweisungen, Qualitätsstandards und Aufwandschätzungen.
Die umfassende Analyse der Supportprozesse in den vier Bereichen hat es ermöglicht, zu identifizieren, welche Aufgaben sinnvoll in einem zentralen Dienstleistungs-zentrum erbracht werden können. Durch die Bündelung von Ressourcen und Fachkenntnissen in einem zentralen Bereich will die Organisation Effizienzgewinne realisieren und die Dienstleistungsqualität erhöhen.
Der Ansatz, die Betroffenen zu Beteiligten zu machen, führte zu einer breiten Involvierung der Mitarbeitenden aus allen betroffenen Organisationseinheiten. Die Integration der Mitarbeitenden in den Entscheidungsprozess hat nicht nur zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen geführt, sondern auch die Akzeptanz für die Veränderungen erhöht. Die Durchführung von Workshops, Klausuren und Vernehmlassungsverfahren führte zu einer transparenten Kommunikation und hat zur Konfliktlösung beigetragen. Differenzen wurden offengelegt, diskutiert und es wurden gemeinsame Lösungen gefunden. Die REXULT konnte, insbesondere aufgrund ihrer grossen Erfahrung im Bereich Organisationsentwicklung, die interne Projektleitung massgeblich unterstützen.
Hans-Jürg Kleine
Senior Berater