M365 im Kontext GEVER – Chancen und Herausforderungen
Bewusstsein & Wissen GEVER und Informationsschutz
Viele Mitarbeitende nutzen M365 intuitiv – Chat, Cloudspeicherung, schnelle Zusammenarbeit. Dabei wird oft vergessen, dass gewisse Informationen einer formellen Ablagepflicht unterliegen. Das Bewusstsein, welche Inhalte in GEVER gehören, fehlt häufig – ebenso wie das Wissen über Anforderungen an Informationsklassifikation, Schutzbedarfe und Aktenführung. Ohne gezielte Sensibilisierung besteht das Risiko, dass wichtige Dokumente nicht nachvollziehbar abgelegt oder sogar sicherheitskritisch behandelt werden.
Technische Hürden
Die technische Integration von M365 und GEVER ist derzeit unzureichend. Ohne standardisierte Schnittstellen oder automatisierte Prozesse entsteht ein Medienbruch zwischen Erstellung (in M365) und Ablage (in GEVER). Diese manuelle Übergabe ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch zeitaufwändig. Zudem erschweren unterschiedliche Systemlogiken die reibungslose Nutzung – insbesondere bei der Versionierung, Zugriffssteuerung und der Ablage strukturierter Informationen.
Kommunikation & Change Management
Technische Lösungen allein reichen nicht – der Mensch, der die Technik nutzt, muss im Mittelpunkt stehen. Die Einführung neuer Tools erfordert gezielte Kommunikation, Schulung und Begleitung. Mitarbeitende müssen verstehen, wann welches System zum Einsatz kommt, wie sie datenschutzkonform arbeiten und welche Verantwortung sie dabei tragen. Erfolgreiches Change Management ist der Schlüssel, um Akzeptanz zu fördern und nachhaltige Verhaltensänderungen zu erzielen.
Wie begegnen wir den Herausforderungen?
- Gezielte Sensibilisierung und Befähigung Praxisnahe Schulungen, E-Learnings und begleitende Informationsformate stärken das Wissen über GEVER, Ablagepflichten und Informationsschutz – abgestimmt auf die jeweilige Zielgruppe.
- Orientierung im Arbeitsalltag Einfach nutzbare Hilfsmitteln wie Entscheidungsbäume, Checklisten oder Infokarten schaffen Klarheit, welche Informationen wohin gehören – und was wann in GEVER überführt werden muss.
- Förderung technischer Brücken zwischen den Systemen Wo immer möglich, die Entwicklung von Schnittstellen und automatisierten Überführungsprozessen zwischen M365 und GEVER vorantreiben, um Medienbrüche zu minimieren und Effizienz zu steigern.
- Klare Governance-Vorgaben Die Nutzung von M365 und GEVER auf Basis kohärenter Richtlinien aufbauen: Wer ist wofür zuständig? Welche Ablagestrategie gilt? Wie gehen wir mit der Löschung und Archivierung um?
- Aktive Begleitung des Wandels Change Agents, Champions, Dialogformate und partizipative Einführungskonzepte sorgen dafür, dass der kulturelle Wandel mitgetragen wird – und neue Arbeitsweisen auch nachhaltig verankert werden.
Fazit
Die Koexistenz von M365 und GEVER ist grundsätzlich eine Chance. Wenn es gelingt, beide Systeme sinnvoll zu verzahnen, entstehen neue Möglichkeiten für effiziente, transparente und regelkonforme Zusammenarbeit. Der Weg dorthin ist anspruchsvoll, aber machbar – mit einem klaren Zielbild, technischer Expertise und einem starken Fokus auf den Faktor Mensch.
