Prozesse digital abwickeln – ein Blick hinter die Kulissen

«Digitalisierung» – ein (Un-)Wort in aller Munde. Doch was heisst Digitalisierung konkret im Arbeitsalltag? Wie können Prozesse digitalisiert werden? Was gehört dazu? Wir blicken hinter die Kulissen und bringen Licht ins Dunkle.
Von Deborah Bernardi

Stellen Sie sich vor: Sie arbeiten in der Administration einer Unternehmung und bearbeiten verschiedene Antragsformulare. Täglich ackern Sie sich durch Unmengen solcher Anträge. Ihre Arbeitskollegin von einer anderen Filiale hat soeben einen Antrag heruntergeladen und ausgefüllt. Anschliessend hat sie das Formular ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Nun erhalten Sie das Antragsformular per E-Mail zugestellt. Was tun Sie damit? Sie drucken das Formular aus und starten den Arbeitsprozess mit anschliessender physischer Unterschriftsrunde über verschiedene Hierarchiestufen. Das Ursprungsformular wandert von Stelle zu Stelle weiter – vielleicht durch die ganze Schweiz – und wird von den Prozessbeteiligten ergänzt, korrigiert und unterschrieben, bis es schlussendlich zur Ablage wieder bei Ihnen landet. Unvorstellbar kompliziert, finden Sie nicht?

Methodik als Hilfsmittel für alle Beteiligten

Solche Prozesse sind Paradebeispiele und eignen sich hervorragend für unsere ganzheitliche Beratung in der Digitalisierung. Unsere Beraterin bzw. unser Berater stellt sicher, dass die Beteiligten die Herangehensweise kennen und somit die organisatorischen und systemtechnischen Rahmenbedingungen schaffen können. Jede Prozessdigitalisierung, so klein sie auch sein mag, wird in unseren Augen als Projekt betrachtet. Es durchläuft verschiedene Schritte, welche untenstehend abgebildet sind. Während des Vorhabens denken wir stets daran die Stakeholder abzuholen und eine regelmässige sowie transparente Kommunikation sicherzustellen.

Abbildung: Methodik für die Prozessdigitalisierung ©REXULT

Vorerst schaffen wir ein Grundverständnis für den IST-Zustand: Wie wird der Prozess heute abgewickelt und warum? Gibt es einen Grund für die physische Abwicklung? Welche sind die vor- und nachgelagerten Stellen? Anschliessend definieren wir mit den Fachverantwortlichen den SOLL-Prozess. Die organisatorischen und systemtechnischen Grenzen sind unbedingt zu berücksichtigen. Es folgt die agile Entwicklung mit iterativen Zyklen des Prototypings und des Testens. Der Prozess wird möglichst praxisgetreu auf einer Testumgebung für den Kunden bereitgestellt und mit allen Prozessbeteiligten durchgespielt – und zwar so lange, bis der Prozess von allen abgenommen wird. Gemäss Kundenvorgaben wird der Prozess schliesslich dokumentiert und ggf. werden Schulungen für die Anwenderinnen und Anwender durchgeführt. Als letzter Schritt wird der Prozess produktiv gesetzt und es folgt eine Phase des Supports. 

Digitalisierung: Schlüssel zum Erfolg

Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Prozessdigitalisierung ist die End-to-end-Betrachtung des gesamten Ablaufes. Die vor- und nachgelagerten Prozessschritte dürfen dabei nicht ausser Acht gelassen werden und müssen als Input bzw. als Output berücksichtigt werden. Auch die Grenzen – organisatorische oder systemtechnische – müssen beachtet und respektiert werden. Es kann beispielsweise sein, dass eine elektronische Signatur im Prozess nicht rechtsgültig ist. Oder das System unterstützt eine gewisse Funktionalität nicht. Dann muss eine Alternative gefunden, mit den Fachverantwortlichen diskutiert und implementiert werden.

Die Digitalisierung von Prozessen führt bei Unternehmen zu Erfolgen. Einerseits können Abläufe komplett digital und medienbruchfrei abgewickelt werden – die Corona-Pandemie hat uns gezeigt, wie wichtig die ortsunabhängige Weiterführung von Tätigkeiten ist. Andererseits führt die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen zu Einsparungen von Ressourcen, zu Effizienzsteigerungen und zu zufriedeneren Mitarbeitenden.

Seit dem Jahr 2018 dürfen wir Deborah Bernardi als Senior Beraterin zu unserem Team zählen. Sie arbeitet erfolgreich als Projektleiterin und Business Analystin entlang des eGovernment und in der Privatwirtschaft. In ihrer Verantwortung liegen Aufgaben wie Projekt- und Prozessmanagement.