Herausforderungen der Zentralisierung – wo Betroffene zu Beteiligten werden
Zentralisierungen sind in jedem Bereich höchst anspruchsvoll. Die Komplexität steigt weiter, wenn es um die Zentralisierung von Supportprozessen in einer stark dezentralisierten Organisation geht. Genau dieser Herausforderung hat sich eine Organisation mit schweizweit neun Standorten gestellt. Sie lancierte ein Projekt, in welchem ermittelt wurde, welche Aufgaben künftig zentral in einem Dienstleistungszentrum erbracht werden können. Die REXULT AG durfte dieses Projekt unterstützen und begleiten.
Die Projektleitung verfolgte den Ansatz „Betroffene zu Beteiligten“ zu machen. Dementsprechend umfasste das Projektteam 37 Personen aus allen betroffenen Organisationseinheiten. Die breite Beteiligung der Betroffenen zahlte sich bald aus. Indem sich die Betroffenen an den Entscheidungsprozessen beteiligen und diese mitgestalten konnten, fühlten sie sich ernst genommen und waren bereit, Ziele aktiv umzusetzen und wo nötig auch Kompromisse einzugehen.
Workshops mit breiter Beteiligung der Betroffenen
In kollaborativen Workshops bestimmten die Beteiligten für jede Dienstleistung
- ob die Organisationseinheit oder das Dienstleistungszentrum die Durchführungsverantwortung hat.
- wer Entscheidungen trifft, beigezogen wird und/oder informiert werden muss.
- welcher Aufwand in der Organisationseinheit verbleibt und welcher neu im Dienstleistungszentrum entsteht.
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Autonomie trotz Zentralisierung: Die einzelnen Organisationseinheiten benötigen eine grösstmögliche Autonomie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Es gilt, die dezentralen Organisationseinheiten als eigenständige Betriebe zu betrachten - auch nach erfolgter Zentralisierung der Supportdienstleistungen.
Hohe Qualität ohne Formalismus: Die Qualität, der durch das Dienstleistungszentrum erbrachten Leistungen muss gleich hoch sein, wie die Qualität der bis anhin dezentral erbrachten Dienstleistungen. Dabei durfte der Grad der Bürokratie nicht zunehmen.
Mitspracherecht der Organisationseinheiten: Ein Erfolgsfaktor des Projekts bestand aus der starken Integration der einzelnen Organisationseinheiten in die Erarbeitung der neuen Lösung. Dank der Workshops und der gemeinsamen Klausur gelang es, Arbeitsresultate gemeinsam konstruktiv zu erarbeiten und zu optimieren. Dieses Vorgehen sorgte für Resultate in hoher Qualität und mit breiter Akzeptanz.
Beitrag von REXULT
Die Mitarbeitenden von REXULT haben die Projektleitung bei der Definition und Durchführung des mehrstufigen Partizipationsverfahrens unterstützt sowie Workshops und Klausuren moderiert. Auch bei der Aufbereitung der Dienstleistungskataloge und des Abschlussberichts haben die Mitarbeitenden von REXULT die interne Projektleitung massgeblich unterstützt.
Durch das umfangreiche Know-how im Bereich Organisationsentwicklung und Change Management, konnte REXULT dieses herausfordernde Vorhaben optimal unterstützen. Die Organisation ist mit den erarbeiteten Dienstleistungskatalogen optimal aufgestellt, eine sinnvolle und nutzenstiftenden Zentralisierung ihrer Supportprozesse vorzunehmen.