End-to-End-Digitalisierung bei der Abwicklung von Verfahren beim BAV
Ausgangslage
Mit der Zielsetzung, ausgewählte Geschäftsprozesse des BAV End-to-End zu digitalisieren, hat das Bundesamt für Verkehr (BAV) Ende 2016 das Projekt eB@V initiiert.
Die Verfahren für Genehmigungen, Bewilligungen oder Zulassungen und die dazugehörigen Daten sollen durch die Kunden (Transportunternehmen des öffentlichen Verkehrs) neu direkt über ein strukturiertes Web-Formular eingereicht werden können.
Die Verarbeitung der Gesuche und der elektronische Rückversand der Ergebnisse an den Kunden (meist in Form einer Verfügung) sollen medienbruchfrei im Geschäftsverwaltungssystem Acta Nova abgewickelt werden. Die Kommunikation mit den Kunden, Partnern und Behörden (Kantonen und Gemeinden) soll weitgehendst elektronisch und automatisiert erfolgen.
Nutzen
Zusammen mit ATS Management GmbH und dem Entwicklungspartner hat Rexult bei der Digitalisierung der Geschäftsabläufe unter anderem folgende Aufgaben wahrgenommen:
- Analyse der Anforderungen und Definition der End-to-End Geschäftsprozesse
- Erarbeitung der Geschäftsarchitektur und der technischen Fähigkeiten (Standard-Werkzeugkasten)
- Spezifikation der Anforderungen für den Entwicklungspartner
- Konfiguration und Testing des End-to-End Geschäftsprozesses
- Einführung und Benutzerschulung
- Weiterentwicklung der Schnittstellenfunktionen zum Entwicklerpartner
- Engineering, Inbetriebnahme und Optimierung der automatischen eCH Schnittstelle Web-Acta Nova
Ein Grossteil der Geschäftsfälle konnte über den erarbeiteten Standard-Werkzeugkasten im System abgebildet werden – eine ideale Voraussetzung weitere neue Prozesse ohne grosse Entwicklungsinvestitionen zu digitalisieren.
Die Realisierung der bidirektionalen Schnittstelle eGov-Zustellplattform - Acta Nova und die Einführung des automatischen eCH-Import/Export in und aus Acta Nova im BAV bietet eine solide Grundlage für weitere Anwendungen.
Bis Ende 2021 konnten im Rahmen des Gesamtprojektes rund 27 Geschäftsprozesse des BAV digitalisiert werden. Die Einführung wurde tatkräftig durch Rexult unterstützt, sie ist ein Effizienzgewinn und erleichtert allen Beteiligten die Arbeit.
Die smarte Lösung, per Web-Formular Daten automatisch in Acta Nova zu übertragen, hat Aufsehen erweckt: bereits haben mehrere Ämter damit begonnen, ihre Geschäftsprozesse in gleicher Art und Weise zu digitalisieren. REXULT hat das Vorhaben von Beginn weg nicht nur kompetent begleitet und mitgeprägt, sondern auch in der Umsetzung eine tragende Rolle übernommen.
Durch die medienbruchfreie Umsetzung von 27 Geschäftsfällen im BAV, ist intern und vor allem auch extern (bei den Transportunternehmen) ein quantitativer und qualitativer Nutzen generiert worden.
Durch die automatisierte Übernahme der Formulardaten in die Fachdaten (Acta Nova), erübrigt sich der Aufwand für die manuelle Erfassung dieser Daten beim BAV. Das Papier (früher 8-12 Gesuchs-Exemplare) hat sich um ca. 40% reduziert (Tendenz steigend).
