Fortschreitende Digitalisierung der BAV-Geschäftsprozesse

«Die Sektion Zulassung und Regelwerke kann seit der Einführung der digitalisierten Geschäftsfälle ihren Kunden einen wirklichen Mehrwert bieten: Das komplette Verfahren wird elektronisch, medienbruchfrei und rechtssicher abgewickelt. Zudem konnten zahleiche interne Excel-Tabellen (Controlling) durch eine einzige Expertensuche abgelöst werden. REXULT hat uns bei der Umsetzung tatkräftig unterstützt: Von den Anforderungen über die Spezifikation bis zur Umsetzung und Testing im System fühlte ich mich stets sehr gut betreut und freue mich auf die nächsten gemeinsamen Herausforderungen.» - Stefan von Känel, Fachexperte Prozessoptimierung und Digitalisierung Zulassungen.

«Die Zusammenarbeit mit REXULT hat sich auch im Jahr 2021 bewährt. Die Geschäftsbeziehung ist geprägt von gegenseitigem Vertrauen, Termintreue und einem hohen Engagement. Die Resultate stehen im Vordergrund. Das Vorgehen ist strukturiert und Ergebnisse entsprechen den Vorstellungen. Die Mitarbeitenden des BAV werden auch bei schwierigen Themen abgeholt und mit geeigneten Massnahmen fit für die neuen Geschäftsabläufe gemacht. Rückschläge bewirken neue Ansätze, welche auch selbständig vorgeschlagen und schlussendlich erfolgreich umgesetzt werden können. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit.» – Res Schmid, Projektleiter GeMig BAV, Stv. Sektionschef Informatik und GEVER.

Icon Kunde

Ausgangslage

Icon Ausgangslage

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse beim Bundesamt für Verkehr (BAV) nimmt weiter Fahrt auf.

Als Teil des Programms GeMig-UVEK wurde beim BAV im Rahmen des Projektes GeMig-BAV das neue elektronische Geschäftsverwaltungssystem (GEVER) eingeführt. Das Projekt beinhaltete die Ablösung der bestehenden GEVER-Fachanwendung Fabasoft und die Migration sämtlicher Daten und Geschäftsprozesse in das neue Bundes-Standardprodukt Acta Nova.

Im Anschluss an die Einführung ging es im Jahr 2021 im Wesentlichen darum, die Digitalisierung rund um Acta Nova im Amt weiter zu etablieren und voranzutreiben, den neuen Release BS 3.5 einzuführen sowie die Wartung und den Support sicherzustellen.

Nutzen

Die Weiterentwicklung von Acta Nova umfasste im Wesentlichen folgende Aufgaben:

  • Analyse der IST-Situation der elektronischen Geschäftsabwicklung der Sektionen «Zulassungen und Regelwerke» und «Bewilligungen» nach Einführung des neuen Bundesstandardprodukts Acta Nova
  • Aufzeigen von Verbesserungspotential bestehender Konfigurationen und Identifikation neuer Digitalisierungsmöglichkeiten rund um die Anwendung GEVER

  • Definition der SOLL-Situation und Konfiguration in Acta Nova unter Ausschöpfung der mit Acta Nova neu zur Verfügung stehenden Möglichkeiten und Mittel

  • Sicherstellung der Releasefähigkeit des neuen Release BS 3.5
  • Durchführen von End-to-End Tests, Dokumentation, Einführung inkl. Erstellung der Schulungsunterlagen (Videos) und Benutzerschulung
  • 2nd Level Support bei den neu eingeführten Geschäftsfällen

Digitalisierungsvorhaben können Unsicherheiten auslösen. Entsprechend wichtig sind ein strukturiertes Vorgehen und ein wirkungsvolles Stakeholdermanagement. Mit den umfassenden Begleitmassnahmen waren die Mitarbeitenden des BAV gut auf die angepassten und neuen Geschäftsabläufe vorbereitet.

Das Update auf den Acta Nova Release BS 3.5 verlief grösstenteils unspektakulär. Es hat sich bewährt, neue Bundesstandard-Features gleich nach Bekanntgabe detailliert hinsichtlich Realisierbarkeit und Benutzerakzeptanz zu analysieren und zu bewerten. Dank der massgeschneiderten Einführung der neuen Features konnte für die BAV-Mitarbeitenden ein Mehrwert erzielt werden.

Durch die fachliche Expertise im Bereich Acta Nova und die enge Begleitung leistete REXULT einen wichtigen Beitrag für die erfolgreiche Umsetzung und Weiterentwicklung der Digitalisierungspotentiale beim BAV. Die Reise ist aber noch nicht zu Ende...

Icon Nutzen

Ansprechpartner

Bild des REXULTERS Lorenz Zimmermann
Lorenz Zimmermann
Senior Berater, Mitglied der Geschäftsleitung, Mandatsleiter

Mandatsmitarbeitende

Lorenz Zimmermann

Branche

Öffentliche Verwaltung

Kompetenzen

eGovernment

GEVER

Business Analyse & Requirements Engineering
  
Change Management