Projektmanagement Office (PMO) im Projekt GENOVA EDA beim EDA

«Wir haben die Unterstützung der Mitarbeitenden von REXULT sehr geschätzt. Die Arbeiten gingen weit über die 'normalen' Arbeiten eines PMO hinaus. Wir haben die ruhige, überlegte und sorgfältige Arbeit auch in hektischen Projektphasen geschätzt. Das aktive Mitdenken und auch mal kritische Hinterfragen waren ein Mehrwert im Projekt.» – Projektleiter GENOVA EDA

«Die Zusammenarbeit mit der REXULT-Beraterin war sehr angenehm. Ihre sehr guten fachlichen Kenntnisse waren im Projekt äusserst wertvoll. Die ruhige und überlegte Art des Handelns in jeder Projektsituation kann ich nur bestätigen.» – Chef IT-Governance und Projekte EDA

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Ausgangslage

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Das Programm GENOVA «Realisierung und Einführung GEVER Bund» der Bundeskanzlei (BK) hatte zum Ziel, ein einheitliches und elektronisches Geschäftsverwaltungssystem, kurz GEVER, für die ganze Bundesverwaltung unter Verwendung vom neu beschafften Produkt Acta Nova zu realisieren. Die Einführung erfolgte entlang departementaler Projekte unter der zentralen Steuerung und Führung des Programms.

Die Einführung von Acta Nova wurde im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) mit dem Projekt GENOVA EDA umgesetzt. Ziel war es, die Mitarbeitenden des EDA mit Acta Nova auszustatten, mit der neuen Anwendung vertraut zu machen und die Daten aus bereits vorhandenen GEVER Systemen nach Acta Nova zu migrieren.

REXULT hat bei diesem Vorhaben das Projektmanagement Office (PMO) geführt.

Nutzen

Der Verantwortungsbereich des Projektmanagement Office (PMO) beinhaltete unter anderem folgende Aufgaben:

  • Monatliches Reporting im IKT-Cockpit und Führen des Projektcontrollings inkl. Nachführung des Earned Value Management Systems (EVM)
  • Analyse der Finanzzahlen und Prüfung von Rechnungen
  • Unterstützung im Beschaffungsprozess
  • Anlaufstelle für externe Mitarbeitende in Bezug auf Arbeitsmittel, Zeit- und Leistungserfassung sowie Zugriffsberechtigungen
  • Evaluation und Verwaltung von Risiken und Tracking der Massnahmen
  • Konzeption, Umsetzung und Überwachung der Projektplanung
  • Organisation und Planung von Sitzungen und Erstellung von Protokollen
  • Konzeption, Umsetzung und Ergebnisverantwortung für die Projektdokumentation
  • Unterstützung des Testing- und Rolloutteams in Acta Nova bei technischen Abklärungen und bei der Koordination mit den Anwendungsverantwortlichen (AV)

Durch die Unterstützung der REXULT konnte die Projektleitung und das Projektteam bei der Umsetzung des Projekts effektiv und effizient in administrativen und planerischen Belangen unterstützt werden.

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