Unterstützung Einführung und Etablierung M365
Ausgangslage
Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) stand vor der Herausforderung, Microsoft 365 (M365) im Rahmen des CEBA-Programms einzuführen. Aufgrund enger Projekttermine und begrenzter interner Ressourcen suchte die EFK externe Unterstützung. Das Konsortium GovAlliance365 – bestehend aus Rexult, GARAIO und NEXPLORE – begleitete die EFK bei der Vorbereitung, Umsetzung und Etablierung von M365.
Ziel war es, die Mitarbeitenden bestmöglich auf die neuen Bearbeitungsregeln und die vernetzte Nutzung der M365-Tools vorzubereiten und damit die Grundlagen für eine moderne und nachhaltige Zusammenarbeit zu schaffen.
Aufgaben & Rollen
Rexult koordinierte das Projektteam und war zentrale Ansprechperson für die EFK. In dieser Rolle übernahm Rexult insbesondere folgende Aufgaben:
- Projektvorbereitung und -organisation: Definition des Vorgehens, Aufbau der Projektorganisation und Durchführung des Kick-offs
- Projektsteuerung und Überwachung: Laufende Steuerung des Projekts sowie Sicherstellung und Dokumentation des Projektfortschritts
- Governance und Labeling-Richtlinien: Unterstützung bei der Erarbeitung der Vorgaben für den Umgang mit M365 und den dazugehörigen Labeling Richtlinien
- Mitarbeiterinformation und Schulung: Konzeption und Durchführung einer Einführungsschulung sowie vertiefende Schulungen zu ausgewählten Anwendungsthemen für alle Mitarbeitenden
- Integration in bestehende Systeme: Unterstützung bei der Integration von M365 in bestehende Systeme und Abläufe (z.B Acta Nova & TM+) sowie Aktualisierung der GEVER-Organisationsvorschriften
- Stakeholdermanagement: SPOC-Funktion sowie regelmässige Information und Updates an den Auftraggeber und Versand von Rollout-Mails
- Informations- und Wissensmanagement: Erarbeitung und laufender Unterhalt der M365-Intranetseite als zentrale Informationsplattform für Mitarbeitende
- Qualitätssicherung und Projektabschluss: Review der Lieferobjekte und Übergabe offener Punkte an den Betrieb
Nutzen
Dank der strukturierten Einführung von M365 konnten die 140 User optimal auf die neuen Bearbeitungsregeln und die Nutzung der Tools vorbereitet werden. Die neu erarbeiteten Governance-Richtlinien und der Fokus auf Change Management förderten die Akzeptanz und den produktiven Einsatz der neuen Arbeitsumgebung.
Herausforderungen wie unterschiedliche Wissensstände, begrenzte Ressourcen und technische Restriktionen wurden durch pragmatische Lösungen und offene Kommunikation erfolgreich gemeistert.
Die Aktivierung der Champions-Community, die Einführung einer M365-Intranetseite als Informationsplattform und gezielte Schulungen sorgen für nachhaltigen Wissenstransfer und eine moderne Zusammenarbeit innerhalb des Amts.
Die Zusammenarbeit mit dem Konsortium GovAlliance365 hat uns in der Einführung von M365 wirkungsvoll unterstützt. Durch die kombinierte Expertise von Rexult, GARAIO und NEXPLORE konnten wir in allen relevanten Bereichen kompetent und zielgerichtet unterstützt werden.
Besonders wertvoll war die enge Zusammenarbeit mit unserem Projektteam, die strukturierte Vorgehensweise sowie die pragmatischen Lösungen, mit denen Herausforderungen adressiert wurden. Trotz engen Zeitvorgaben und eingeschränkten Rahmenbedingungen gelang es so, die Einführung von M365 erfolgreich umzusetzen.
