Digitalisierung & Prozessstandardisierung
bei den Regierungsstatthalterämtern des Kantons Bern

Kundenstimme

«Einen grossen Dank gilt dem Rexult Mitarbeitenden für den Einsatz im Projekt «Digitalisierung der Bewilligungsprozesse bei den RSTA». An den verschiedenen Workshops konnten wir uns bestens ergänzen, dabei habe ich den Rexult Mitarbeitenden als äusserst wertvollen Teamplayer sehr geschätzt. Bereits bei der Erstellung der Offerte sowie dem gesamten Projekt war die Firma Rexult für mich eine wertvolle Unterstützung.» — Michael Imboden, Loop IT, externer Projektleiter D-RSTA

«Die externe Projektleitung hat sich rasch und umfassend in die internen Arbeitsabläufe eingearbeitet. Die unterschiedlichen Kulturen und Gegebenheiten der 10 RSTA wurden schnell erkannt und berücksichtigt. Die internen Projektmitarbeitenden haben die angenehme Zusammenarbeit geschätzt und gerne mit den beiden externen Projektverantwortlichen zusammengearbeitet. Die gute Qualität der Projektunterlagen wurde auch von der Direktion DIJ bestätigt.» — Geschäftsführer Geschäftsstelle der Regierungsstatthalterämter

Ausgangslage

Im Rahmen der Motion «Fit für die Zukunft - elektronischer Geschäftsverkehr mit den Regierungsstatthalterämtern» hat der Regierungsrat im Jahr 2019 zugestimmt, die digitale Zukunftsfähigkeit des Kantons Bern weiter zu verfolgen und voranzutreiben.

Die dazu erforderliche Software «evidence» wurde im Rahmen des Projekts «Softwareablösung RSTA / SARSTA» im Hebst 2020 bei den Regierungsstatthalterämtern des Kantons Bern (RSTA) eingeführt. Dabei wurden die internen Abläufe der einzelnen RSTA weitgehend standardisiert und digitalisiert. Das Vorhaben «Digitalisierung RSTA / D-RSTA» kann als Nachfolgevorhaben von «SARSTA» angesehen werden, denn es hat zum Ziel, die Abläufe und Kommunikation der RSTA zu den externen Stakeholdern zu standardisieren und digitalisieren.

Als Stv. Projektleitung konnte Rexult die Projektleitung von D-RSTA besonders bei Sitzungen und Workshops sowie im Requirements Engineering und der Business Analyse tatkräftig unterstützen.

Nutzen

In der Stv. Projektleitung standen Aufgaben wie die (Co-)Leitung von Sitzungen und Workshops im Fokus. Dazu gehörte u. a. die Repräsentation des Projekts gegenüber internen Stakeholdern, gegenüber der Geschäftsleitung und externen Stakeholdern wie Wirtschafts- und Gemeindeverbände. Im Weiteren wurden Projektgrundlagen nach HERMES (insb. die Detailstudie und die Rechtsgrundlagenanalyse) sowie die Präsentation der Lieferergebnisse gegenüber den Entscheidungsträgern ausbearbeitet. Während der Wahrnehmung der Rollen als Requirements Engineer und Business Analyst wurden in einem ersten Schritt mittels Customer Journeys die Geschäftsabläufe sowie die Möglichkeiten der Software identifiziert (IST-Zustand). Danach wurden die Prozesse auf eine mögliche Digitalisierung hin evaluiert, um in Anschluss im Rahmen von Workshops mit internen und externen Stakeholdern SOLL-Zustände zu definieren. Folglich wurde in einem nächsten Schritt eine Priorisierung der umzusetzenden Prozesse nach quantitativen und qualitativen Kriterien vorgenommen. Parallel zu den Prozessanalysen wurden technische Lösungsansätze konzipiert und als Referenzbeispiel für die künftige Portallösung prototypisiert.