Fundierte Entscheidungsgrundlage für die Information Governance der Stadt Luzern

Ausgangslage

Die Stadt Luzern verfolgt das Ziel, eine moderne und wirksame Information Governance aufzubauen, um den sicheren, effizienten und gesetzeskonformen Umgang mit Daten und Informationen über die gesamte Verwaltung hinweg zu gewährleisten. Gleichzeitig sollen die Potenziale von Microsoft 365 und weiteren digitalen Plattformen künftig besser genutzt werden.

Innerhalb der Organisation bestehen historisch gewachsene Ablagestrukturen und unterschiedliche Arbeitsweisen. Daraus ergeben sich Herausforderungen in Bezug auf Transparenz, Verantwortlichkeiten, Informationsqualität, Datenschutz und Compliance.

Vor diesem Hintergrund beauftragte die Stadt Luzern Rexult mit der Durchführung einer Vorstudie. Ziel war es, eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Einführung einer stadtweiten Information Governance zu schaffen.

Nutzen

Rexult übernahm die fachliche und methodische Gesamtverantwortung für die Vorstudie und begleitete die Stadt Luzern über alle Projektphasen hinweg – von der Zieldefinition bis zur Ausarbeitung der Roadmap. Dabei steuerte Rexult das Vorhaben, koordinierte die Analysen und stellte eine strukturierte sowie nachvollziehbare Vorgehensweise sicher.

In enger Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung wurden Workshops, Interviews und ein branchenübergreifendes Benchmarking durchgeführt sowie bestehende Dokumente, Prozesse und Systeme analysiert. Auf dieser Basis entwickelte Rexult ein organisationsweites Zielbild, führte eine strukturierte Gap-Analyse durch und leitete daraus strategische Handlungsfelder, priorisierte Arbeitspakete und eine mehrjährige Roadmap ab. Die Ergebnisse wurden konsolidiert und als fundierte Entscheidungsgrundlage für die weitere Umsetzung aufbereitet.

Die Stadt Luzern profitierte von:

• Fundierte Ausgangsanalyse: Transparente Sicht auf bestehende Strukturen, Prozesse und Herausforderungen im Umgang mit Informationen
• Gemeinsames Zielbild: Organisationsweit abgestimmtes Verständnis von Information Governance als Grundlage für die Weiterentwicklung in einem Einführungsprojekt
• Strategische Handlungsfelder: Klare Schwerpunkte für die Einführung von Information Governance und der Weiterentwicklung von Organisation, Prozessen und Systemen
• Priorisierte Roadmap: Mehrjähriger Umsetzungsplan mit logisch aufgebauten und abgestimmten Etappen
• Konkrete Handlungsempfehlungen: Praxisnahe Massnahmen inklusive Quick Wins für eine schrittweise Umsetzung
• Breite organisatorische Abstützung: Hohe Akzeptanz durch das Einbinden von Verwaltung, Führung und Schlüsselpersonenh