Realisierung eGov-Lösung in der ESBK – so geht Digitalisierung

Wie sieht eine zeitgemässe und datenschutzkonforme Lösung im Bereich eGovernment (eGov) aus? REXULT begleitete das Sekretariat der Eidgenössischen Spielbankenkommission (ESBK) erfolgreich bei der Realisierung und Umsetzung. Eine Erfolgsgeschichte aus der Welt der elektronischen Geschäftsabwicklung die erzählt werden muss.
Von Deborah Bernardi und Lorenz Zimmermann

Ausgangslage

Die Eidgenössische Spielbankenkommission (ESBK) ist Aufsichtsbehörde über die Spielbanken und überwacht die Einhaltung der spielbankenrechtlichen Vorschriften und der Konzessionsbestimmungen. Sie überwacht insbesondere, dass die Spiele sicher und transparent betrieben, sowie die Vorschriften über die Bekämpfung der Geldwäscherei und der Terrorismusfinanzierung eingehalten werden. Ihr obliegt zudem die Verfolgung des illegalen Geldspiels, indem sie einerseits eine Zugangssperre für illegale online Angebote errichtet und andererseits die Straftaten gegen das illegale Spiel verfolgt. Die ESBK beschäftigt rund 50 Mitarbeitende.

Bevor die ESBK die heutige digitale Lösung mit der eGov-Schnittstelle umsetzte, erhielt sie die Gesuche und Meldungen der Spielbanken vorwiegend in Papierform. Die eingegebenen Unterlagen wurden jeweils eingescannt und im Geschäftsverwaltungssystem (GEVER) Acta Nova abgelegt. Anschliessend haben die Mitarbeitenden die Antwort verfasst, ausgedruckt, unterschrieben und mittels Antwortschreiben per Post wieder zurück an die Casinos geschickt. Gerade auch während der Homeoffice-Pflicht während der Pandemie, gestaltete sich der papiergebundene Prozess mit dem Einholen der physischen Unterschriften als sehr aufwändig und zeitintensiv.

Im Weiteren werden die Spielbankenkonzessionen alle 20 Jahre neu vergeben. Früher musste die ESBK in einem sehr zeitaufwändigen Verfahren die Struktur des Konzessionsgesuchs manuell aufbereiten und den Bewerbern zustellen. Die Gesuchstellenden ihrerseits ergänzten das Konzessionsgesuch und sendeten die Unterlagen in Papierform zurück an die ESBK. Alle Dokumente des Gesuchs (ca. 20-30 Bundesordner) mussten gescannt, mit den korrekten Dokumentnamen versehen und entsprechend zugeordnet werden. Grosse Mengen an Papier wurden dabei quer durch die Schweiz gesendet. Die auslaufenden Konzessionen der 21 Schweizer Spielbanken können, dank der neuen eGov-Lösung, per Ende 2024 bereits ein erstes Mal vollständig elektronisch neu vergeben werden.

Nutzen

Heute loggen sich die Spielbanken über die Webseite der ESBK auf der von dem Bund anerkannten Zustellplattform (für die sichere Zustellung elektronischer Eingaben an Behörden und Gerichte) PrivaSphere ein. Das strukturierte Webformular führt die gesucheingebende Person Schritt für Schritt durch das Gesuch oder die Meldung. Die ausgefüllten Daten und die Beilagen werden rechtssicher und verschlüsselt an die ESBK übermittelt. Dabei darf die Paketgrösse pro Sendung max. 1.5GB betragen. Das Casino erhält dafür eine elektronische Quittung, welche den Erhalt der Dokumente bestätigt.

1. Die im Webformular eingegebenen Daten und Beilagen werden automatisch in Acta Nova der ESBK registriert und die zuständige Stelle wird über den Eingang informiert.
2. Der Meldungseingang wird durch die sachbearbeitende Person direkt aus Acta Nova bestätigt. Falls bei der Überprüfung Informationen fehlen oder nicht auf dem neuesten Stand sind, löst die sachbearbeitende Person eine Nachforderung der Unterlagen aus.
3. Das Casino erhält dazu eine E-Mail mit den entsprechenden Informationen. Die nachzureichenden Dokumente können wiederum direkt via Zustellplattform PrivaSphere hochgeladen werden.
4. Nachdem die ESKB das Gesuch vollständig geprüft hat, wird die Antwort resp. Verfügung an das Casino prozessgesteuert erstellt, digital signiert und mit allfälligen Beilagen direkt aus Acta Nova an das Casino versendet. Die Quittung für den eingeschriebenen elektronischen Versand wird automatisch in Acta Nova abgelegt. Damit ist die Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit für die ESBK und die beteiligten Stakeholder vollständig gewährleistet.

Neben der Kommunikation mit den Casinos kann die ESBK weitere Stellen direkt über die Zustellplattform PrivaSphere rechtssicher anschreiben. Per Knopfdruck sind auch Massenversände an Dritte wie beispielsweise Polizei, Zertifizierungsstellen für IT-Systeme oder Kantone direkt aus Acta Nova möglich.

Der Import eines Konzessionsgesuchs, welcher früher in Papierform ca. 20-30 Bundesordner umfasste, dauert heute nur noch 35 Sekunden – und die Daten sind ohne manuelle Nachbearbeitung am richtigen Ort im GEVER-System abgelegt. Ein Riesenerfolg für die ESBK!

Bereits heute nutzt die Mehrheit der Mitarbeitenden des ESBK-Sekretariats die neue eGov-Lösung. Die ESBK plant, diese weiter auszubauen und möchte künftig zusätzliche ausgehende Prozesse über die eGov-Lösung von PrivaSphere abwickeln. Anstatt eines Briefes oder eines E-Mails können direkt aus Acta Nova medienbruchfrei Kreisschreiben oder einzelne Dokumente bis 1.5GB an beliebige Empfänger versendet werden.

Die nachfolgende Abbildung zeigt die Übermittlung der Gesuche und Konzessionen in die ESBK vor und nach der Einführung der neuen Lösung: Wurden "gestern" sämtliche Dokumente in physischer Form per Post übermittelt, werden diese "heute" vollständig elektronisch übertragen und direkt im GEVER-System Acta Nova weiterverarbeitet.

Abbildung: Übermittlung von Gesuchen und Konzessionen gestern und heute ©REXULT

Sinngemäss der folgenden Abbildung kann diese eGov-Lösung für jegliche Art von Datenaustausch zwischen einem Bundesamt (bzw. seinem GEVER-System Acta Nova) und einer externen Stelle (natürliche/juristische Person) eingesetzt werden. Bereits realisiert wurde u. a. die Anbindung einer Fachanwendung (ohne PrivaSphere): SEDEX beim Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV).

Abbildung: Digitale Übermittlung von externen Anträgen / Gesuchen ©REXULT

Dank der Erfahrungen mit unterschiedlichen Anwendungsfällen kann REXULT ihre Kunden mit Expertise bei der Einführung der einfachen, auf Standardfunktionen basierenden und kostengünstigen eGov-Anwendungen beraten und unterstützen. 

Fazit

In Zusammenarbeit mit dem Kunden ist REXULT in der Lage, durchgängig digitale und rechtssichere Prozesse über die Zustellplattform PrivaSphere zu realisieren. Die Lösung ist für alle Beteiligten einfach verständlich und wird ausschliesslich über Acta Nova-eigene Bordmittel umgesetzt.

Auch wenn neu eine transparente technische Lösung zum Einsatz kommt, sollte der Veränderungsprozess bei der Einführung nicht vernachlässigt werden. Diese Erfahrung hat auch die ESBK gemacht. Sowohl die internen Mitarbeitenden der ESBK wie auch ihre Kunden wurden u. a. mit Video-Schulungsunterlagen abgeholt oder in Schulungssequenzen ausgebildet und so in ihrem persönlichen Change-Prozess begleitet. Auch hier kann REXULT dank den Erfahrungen im Changemanagement und im Bereich Schulungen & Workshops kompetent unterstützen. Nicht zu unterschätzen ist zudem der Einführungssupport während und nach der Produktivsetzung, da die Lernkurve und die Akzeptanz mit der Wahl von geeigneten Unterstützungsmassnahmen rapide gesteigert werden können. REXULT engagiert sich daher in der Einführungsorganisation des Kunden mit Supportleistungen wie zusätzliche Anleitungen oder telefonischem/schriftlichem Second Level Support.

Kundenstimme

«Mit der Realisierung der neuen eGov-Lösung sind wir in der Digitalisierung der ESBK einen echten Schritt weiter-gekommen. Sowohl die Spielbanken wie auch andere Partner können jetzt durchgängig elektronisch und rechtssicher mit der Eidgenössischen Spielbankenkommission kommunizieren. Die neue eGov-Lösung bildet eine medienbruchfreie Schnittstelle zu unserem GEVER-System Acta Nova. Unsere Partner können über Webformulare Daten übermitteln, die automatisiert ins GEVER-System übernommen werden. Umgekehrt senden unsere Mitarbeitenden Daten direkt aus dem GEVER-System medienbruchfrei an unsere Partner. Die REXULT AG hat uns in der Realisierung dieses Vorhabens super unterstützt. Für uns ist diese Lösung eine wesentliche Errungenschaft und ein wesentlicher Vorteil gegenüber dem alten papiergebundenen Prozess. Es ist super, dass unsere bundesexternen Partner mit uns jetzt vollständig elektronisch kommunizieren können!»  –  Fanny Kessler-Genoud, Sektionsleiterin Aufsicht Technik und Finanzen in der Eidgenössischen Spielbankenkommission (ESBK)

Verfasser:in

Deborah Bernardi und Lorenz Zimmermann konnten bereits zahlreiche Vorhaben im Bereich eGovernment erfolgreich realisieren und haben sich intensiv mit verschiedenen Entwicklungsmöglichkeiten auseinandergesetzt. 

Möchten Sie Ihr Geschäftsverwaltungssystem (GEVER) auch auf ein nächstes Level bringen? Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich für ein Kennenlerngespräch über: [email protected] oder +41 (0)31 307 30 10