Internationale Koordination zur Einführung der Livebilderfassung für Schengen-Visa

Ausgangslage

Infolge einer Reform führte die EU neue Anforderungen an das Visa Information System (VIS) ein – darunter die Erfassung eines Live‑Fotos bei der Beantragung von Schengen‑Visa. Das Projekt «Livebilderfassung VIS Recast EDA» stellte die dafür notwendige Infrastruktur in den Auslandvertretungen bereit, schulte die Mitarbeitenden und sicherte den technischen Betrieb. Ziel war eine fristgerechte Umsetzung der neuen EU Vorgaben sowie ein reibungsloser Prozess für Antragstellende und die Auslandvertretungen.

Nutzen

Die Beraterin von Rexult führte das Projektmanagement Office (PMO) und schuf damit die organisatorische Grundlage für eine effiziente, transparente und qualitativ hochwertige Umsetzung des Projekts.

Der Auftraggeber profitierte von:

• Professioneller Projektsteuerung: Das PMO half mit bei der Koordination der Projektplanung, der strukturierten Abläufe und der termingerechten Erreichung der Meilensteine.
• Effizienter Zusammenarbeit mit den Auslandvertretungen: Durch die Organisation von Erstgesprächen, Schulungs- und Inbetriebnahme-Terminen stellte unsere Beraterin sicher, dass die Standorte optimal vorbereitet waren und alle benötigten Informationen vorlagen.
• Klarer und konsistenter Kommunikation: Mit dem Aufbau einer mehrsprachigen Projektwebseite sowie der Organisation von Kick-offs, Feedback- und Abschlussgesprächen sorgte das PMO dafür, dass alle Beteiligten stets gut informiert waren.
• Qualitätssicherung: Das PMO sicherte die Ergebnisse, dokumentierte Sitzungen, führte Protokolle und verarbeitete Rückmeldungen der Auslandvertretungen systematisch.