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Sandra Bühlmann

sandra.buehlmann@rexult.ch

PMO im EDA-Projekt GEVER Ausland

Ausgangslage

Die GEVER-Verordnung verpflichtet die Bundesverwaltung zur Nutzung eines standardisierten Systems für die elektronische Geschäftsverwaltung. Im Zuge der digitalen Transformation initiierte das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) ein Projekt zur Einführung eines weiterentwickelten GEVER-Systems im Ausland (GAIA). Nach erfolgreichen Pilotphasen wurde GAIA ab Herbst 2024 in sieben Etappen in den Auslandvertretungen eingeführt und 2025 auch im EDA in der Schweiz ausgerollt.

Nutzen

Während der gesamten Projektdauer führte die Beraterin von Rexult das Projektmanagement-Office (PMO) und trug damit massgeblich zum Erfolg des Projekts bei.

Der Verantwortungsbereich beinhaltete unter anderem die folgenden Aufgaben:

Transparenz und Kontrolle über die Finanzen: Durch monatliches Reporting und laufende Analyse der Projektkosten verfügte der Projektleiter stets über einen aktuellen Überblick der finanziellen Situation.
Einhaltung der Compliance-Anforderungen: Das PMO prüfte bestehende Verträge bei der Vergabe von Kleinaufträgen und holte Offerten bei Lieferanten ein, wodurch die Vergabeprozesse transparent und regelkonform abliefen.
Reibungslose Zusammenarbeit im Projektteam: Das PMO stellte die nötigen Zugriffsberechtigungen sicher und unterstützte externe Mitarbeitende administrativ. So konnten neue Teammitglieder effizient eingebunden werden.
Hohe Qualität in Dokumentation und Kommunikation: Das PMO organisierte Sitzungen, führte Protokolle und verantwortete die Umsetzung und Qualitätssicherung der Projektdokumentation. Die Unterstützung bei Kommunikation und Testing trug dazu bei, dass das Projektteam effizient und zielgerichtet arbeiten konnte.

Die Rexult-Mitarbeiterin im PMO hat durch ihre strukturierte, termingerechte und effiziente Arbeitsweise überzeugt. Besonders beeindruckt hat uns ihre Kompetenz, auch delegierte Projektleitungsaufgaben problemlos umzusetzen, die weit über die regulären PMO-Tätigkeiten hinausgingen. Dank ihres grossen Engagements konnten wir uns stets auf eine sehr gute Qualität verlassen. Wir sind mit der erbrachten Leistung sehr zufrieden.

René Spicher

Chef IT-Governance und Projekte, Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA

Projekte

Weitere Referenzen

Internationale Koordination zur Einführung der Livebilderfassung für Schengen-Visa

Rexult führte im internationalen Projekt das Projektmanagement Office und half bei der Koordination der Einführung der Livebilderfassung an zahlreichen Auslandvertretungen des EDA mit.

Schnittstellenablösung durch SEDEX beim BSV

Das Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) ersetzte mit Unterstützung von Rexult veraltete Schnittstellen durch die SEDEX-Lösung, um den Datenaustausch zwischen GEVER und der Fachanwendung ALPS zu verbessern. Das Projekt optimierte die Datenqualität und legte die Grundlage für eine moderne und effiziente Informationsverarbeitung.

PMO-Unterstützung im Programm DigiAgriFoodCH

Rexult stellte dem Bundesamt für Landwirtschaft eine PMO-Beraterin zur Seite, um das Programm DigiAgriFoodCH wirkungsvoll zu unterstützen. Die Umsetzung des Programms erfolgte nach der HERMES-Methode und dem Scaled Agile Framework SAFe.

Einführung einer neuen Plattform für lokale Elektrizitätsgemeinschaften

Rexult unterstützte bei der Entwicklung einer neuen Plattform, auf der Dienstleistungen lokaler Elektrizitätsgemeinschaften (LEG) angeboten werden. Die Plattform musste dabei neuen gesetzlichen Vorgaben entsprechen (Mantelerlass).

Business Analyse Geschäftsprozesse

Die enersuisse AG baut eine innovative Plattform für Services und Dienstleitungen im Bereich der lokalen Elektrizitätsgemeinschaften (LEG). Rexult durfte in diesem zentralen Projekt in der Erarbeitung und Beschreibung aller Geschäftsprozesse im Bereich LEG - vom Anmelden über Umzug bis hin zur Abrechnung - proaktiv mitwirken. Dabei überzeugte Rexult mit viel Erfahrung in der Business Analyse wie auch in der Moderation der Workshops mit unterschiedlichsten Fachexperten.

Unterstützung Betrieb und Etablierung Acta Nova im EFD

Um die Arbeit mit Acta Nova im Eidgenössischen Finanzdepartement (EFD) zu festigen, begleitete Rexult das Nachfolgeprojekt II GENOVA EFD. Die Rexult-Beratenden übernahmen dabei eine zentrale Rolle in der Business Analyse, dem Change- und Releasemanagement sowie der Unterstützung der Verwaltungseinheiten.

Einführung Microsoft 365 beim EDA

Im Projekt CEBA@EDA unterstützte Rexult das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA dabei, Microsoft 365 als neue Standard-Office-Lösung einzuführen und die Grundlagen für die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation zu optimieren.

Beratung und Koordination HR-Systeme

In der Bundesverwaltung werden zwei grosse SAP-Systeme betrieben. Die beiden Systeme standen in der Umstellung auf eine neue Technologie (SAP S/4HANA). Rexult koordinierte den Aufbau der beiden Systeme, deren Datenabgleich sowie die Anbindung an weitere Systeme.

Optimierung des e-Gesuchs für landwirtschaftliche Deklarationen

Rexult übernahm die Optimierung und Weiterentwicklung eines bestehenden e-Gesuchsformulars des Bundesamts für Landwirtschaft. Dank dem Projekt können Gesuche und Verfügungen nun von A bis Z medienbruchfrei erfasst, bearbeitet und verschickt werden.

Grundschulung Acta Nova

Das Facility Management von armasuisse bewirtschaftet schweizweit rund 6000 Immobilien und setzt sich für deren sicheren und reibungslosen Betrieb ein. Damit die rund 135 Mitarbeitenden die dazu verwendete Software "Acta Nova" optimal nutzen, wurde Rexult mit der Erarbeitung eines Ausbildungskonzepts, der Durchführung von Schulungen in Deutsch und Französisch sowie der Ausbildungsadministration beauftragt.